Papkrus til kontoret skal passe til både kaffemaskinens portioner og den plads, du har til rådighed. Den angivne størrelse på pakken fortæller kun en del af historien. Krusets brugbare rumfang, pasformen i dispenseren og pladsen til hele kartoner på lager har også betydning for den daglige drift.

Papkrus til kontoret skal passe til maskinens portioner

Begynd med kaffemaskinen, ikke med varekataloget. Undersøg, hvor meget den faktisk hælder op ved de forskellige drikkevalg. En almindelig kaffe, en kaffe med mælk og varmt vand til te kan kræve forskellig plads i kruset. Portionsstørrelsen kan ofte aflæses i maskinens menu, men en måling i et målebæger giver et konkret grundlag for indkøbet. Hvis du køber papkrus til kontor, bør du derfor kende maskinens største portion, før du vælger krusstørrelse.

Skeln mellem krusets oplyste rumfang og den mængde, du vil servere i det. Et krus angivet til 200 ml er ikke nødvendigvis egnet til en portion på 200 ml. Det afhænger af, hvordan leverandøren har målt rumfanget. Fyldes kruset helt til kanten, er der hverken plads til at tilsætte mælk eller røre rundt, og kaffen kan nemt skvulpe over, når kruset flyttes.

Størrelser opgives også i oz. Hvis der er tale om amerikanske fluid ounces, svarer 7 oz omtrent til 207 ml, 8 oz til 237 ml og 12 oz til 355 ml. Brug produktets konkrete mål og volumenangivelse frem for at vælge alene efter oz. To krus med samme oplyste rumfang kan have forskellig højde og form.

Mål også afstanden mellem maskinens drypbakke og udløb. Et højt krus kan godt rumme kaffen, men være besværligt at bruge, hvis det skal vippes ind under dysen. Bestil prøver, og afprøv de drikkevalg, medarbejderne bruger. Hold gerne sortimentet på én størrelse, hvis den passer til portionerne. Tilføj først en større variant, når der er et konkret behov.

Kant, vægge og dispenser kræver en fysisk prøve

Et produktfoto viser sjældent, hvordan kruset føles i hånden. Med en prøve kan du undersøge kantens afrunding, væggenes stivhed og bundens form. Fyld kruset med den drik, det skal bruges til, ved den sædvanlige serveringstemperatur. Kontrollér derefter, om det holder formen ved almindelig håndtering. Følg leverandørens oplysninger om anvendelse og temperatur.

Enkeltvæggede og dobbeltvæggede krus har forskellig opbygning. Den ekstra væg kan give mere afstand mellem hånden og den varme drik, men betegnelsen alene fortæller ikke, hvordan et bestemt krus føles. Tykkelse, konstruktion og serveringstemperatur spiller også ind. Der er derfor ikke nødvendigvis grund til at vælge dobbeltvæggede krus til hele kontoret, hvis behovet kun gælder bestemte drikke.

Test også krusene i dispenseren. Hvis en størrelse på 240 ml passer til maskinens portioner, skal kaffebægre 24 cl stadig testes i dispenseren. Diameteren ved kanten og krusets facon påvirker, om det sidder korrekt og kan trækkes ud enkeltvis. Krus, der hænger fast i hinanden, er irriterende at bruge og kan betyde, at medarbejderne trækker flere ud ad gangen. Afprøv både en næsten fuld og en næsten tom dispenser, da belastningen ændrer sig, efterhånden som krusene bliver brugt.

Bruger kontoret låg, skal de være beregnet til den pågældende krusmodel eller udtrykkeligt angivet som kompatible. Samme nominelle diameter er ikke nødvendigvis nok. Kontrollér pasformen med en prøve, og betragt ikke låget som en garanti mod spild. Bed desuden om produktinformation, der dokumenterer, at kruset er egnet til kontakt med de fødevarer og temperaturer, det skal bruges til.

Beregn forbruget af papkrus ud fra faktisk fremmøde

Antallet af ansatte er et upræcist grundlag for indkøb. Hjemmearbejde, møder uden for huset og brug af porcelænskopper påvirker forbruget. Registrér i stedet, hvor mange krus der bliver taget fra lageret over nogle almindelige arbejdsuger. Tæl hele pakker og eventuelle løse krus på samme tidspunkt hver uge, så tallene kan sammenlignes.

Et regneeksempel viser forskellen. Et kontor har 24 ansatte, men i gennemsnit møder 16 ind hver dag. Hvis hver fremmødt bruger to papkrus, bliver det 32 krus dagligt og 160 på en femdagesuge. Bruger du alle 24 ansatte som beregningsgrundlag, ender du på 240 krus om ugen. Tallene illustrerer beregningen og er ikke udtryk for et forventet standardforbrug.

Notér gæstemøder særskilt under registreringen. En uge med et stort kundemøde bør ikke uden videre danne grundlag for indkøbene resten af året. Et fast ugentligt møde med eksterne deltagere skal derimod tælles med i den løbende plan. På den måde kan du skelne mellem tilbagevendende behov og enkelte udsving.

Brug det målte dagsforbrug til at fastsætte, hvornår der skal bestilles igen. Beholdningen på bestillingstidspunktet skal dække den forventede leveringstid plus en passende reserve. Ved et forbrug på 32 krus om dagen og fem arbejdsdages leveringstid skal der være 160 krus til selve ventetiden. Reserven lægges oveni og bør afspejle, hvor stabil leveringen og kontorets aktivitet er. Justér beregningen, når fremmødet ændrer sig, eller en ny kaffemaskine giver andre portionsstørrelser.

Indkøb og opbevaring skal passe til kartonernes størrelse

Sammenlign tilbud på samme grundlag. Antallet af krus pr. pakke og pr. karton skal fremgå tydeligt, og fragt, eventuelle gebyrer og moms skal behandles ens i beregningen. En lav stykpris er mindre attraktiv, hvis minimumsordren fylder mere, end lageret kan rumme, eller binder penge i krus til mange måneders forbrug.

Omregn den samlede pris inklusive levering til en pris pr. 1.000 krus. Medtag kun låg og andet tilbehør, hvis det faktisk indgår i de løsninger, du sammenligner. Kontrollér samtidig, om tilbuddene gælder samme størrelse og konstruktion. Enkeltvæggede og dobbeltvæggede krus kan ikke vurderes alene ud fra prisen, hvis de skal opfylde forskellige behov.

Bed om kartonens udvendige mål før en større bestilling. Lagerpladsen skal vurderes ud fra hele kartoner, ikke kun antallet af krus. Se også efter, om pakkerne kan stå på hylden uden at blive klemt, og om medarbejderne kan hente en ny pakke uden at flytte resten af beholdningen. Når pakkerne står overskueligt, bliver den næste optælling mere pålidelig.

Opbevar krusene tørt, rent og beskyttet mod støv og stærk lugt. Lad inderemballagen blive på, indtil krusene skal bruges, og placér nye leverancer bag de ældre. Notér varenummer, størrelse, pakningsantal og eventuel lågmodel i indkøbsrutinen. Aftal desuden med leverandøren, at en erstatningsvare skal godkendes, hvis mål eller konstruktion afviger. Det mindsker risikoen for, at en midlertidigt udsolgt vare bliver erstattet af en hel karton krus, der ikke passer i dispenseren.