Hybridarbejde er kommet for at blive

Mange virksomheder har fundet en fast rytme mellem kontor og hjemmearbejde, som ser ud til at blive stående fremover. Den udvikling stiller nye krav til, hvilke digitale værktøjer virksomheden bruger, fordi medarbejdere i dag forventer at kunne arbejde lige effektivt, uanset hvor de befinder sig.

For mange værktøjer skaber forvirring

En almindelig faldgrube er at indføre et nyt værktøj for hver ny udfordring, uden at tænke på, hvordan det spiller sammen med det, virksomheden allerede bruger. Resultatet bliver ofte en uoverskuelig samling af apps og systemer, hvor medarbejderne bruger unødig tid på at lede efter den rigtige kanal til en given opgave.

Vælg værktøjer, der taler sammen

Det er sjældent den enkelte funktion i et værktøj, der gør størst forskel, men hvor godt det integrerer med resten af virksomhedens systemer. Værktøjer, der kan dele information på tværs, sparer tid og reducerer risikoen for, at vigtige beskeder forsvinder mellem forskellige platforme, uanset hvor medarbejderen befinder sig den pågældende dag.

Kundekontakt skal også fungere hybridt

Hybridarbejde handler om mere end interne møder. Det handler også om, hvordan medarbejdere kan hjælpe kunder, uanset hvor de selv sidder. Et værktøj som chat direkte på hjemmesiden gør det muligt for medarbejdere at besvare kundehenvendelser, uanset om de er på kontoret eller arbejder hjemmefra samme dag.

Skab tydelige aftaler om tilgængelighed

Uden klare forventninger til, hvornår medarbejdere er tilgængelige, kan hybridarbejde skabe usikkerhed både internt og over for kunder. Det er en god idé at aftale faste rammer for, hvornår man forventes at være online, så både kolleger og kunder ved, hvornår de kan forvente svar på en henvendelse.

Test løsninger i mindre skala først

Før et nyt værktøj rulles ud til hele virksomheden, kan det betale sig at teste det med en mindre gruppe medarbejdere først. Der findes gode eksempler på, hvordan virksomheder arbejder med samlet kundedialog på tværs af lokationer, hvilket kan give inspiration til, hvordan man selv griber en pilottest an.

Tænk sikkerhed ind i valget af værktøjer

Når medarbejdere arbejder fra forskellige steder, stiger vigtigheden af, at de værktøjer, virksomheden bruger, har ordentlig sikkerhed indbygget. Det kan være fristende at vælge det hurtigste eller billigste værktøj, men hvis det går ud over sikkerheden af følsomme data, kan det blive en dyr beslutning på sigt. Det er værd at inddrage IT-ansvarlige tidligt i valget af nye værktøjer, selv når beslutningen i første omgang virker som et rent praktisk spørgsmål.

Lyt til, hvad medarbejderne selv efterspørger

De medarbejdere, der bruger værktøjerne i hverdagen, har ofte den bedste fornemmelse for, hvad der reelt mangler eller ikke fungerer godt nok. Ved jævnligt at spørge ind til deres oplevelse får virksomheden et mere præcist billede af, hvilke værktøjer der rent faktisk gør en forskel i det daglige arbejde, end hvis beslutninger alene baseres på ledelsens egne antagelser.

Evaluer løbende, i takt med at behovene ændrer sig

De værktøjer, der fungerede godt for et år siden, passer ikke nødvendigvis til virksomhedens behov i dag. Ved løbende at evaluere, om værktøjerne stadig giver mening, undgår virksomheden at sidde fast i vaner, der ikke længere understøtter den måde, medarbejderne rent faktisk arbejder på i hverdagen.