Perioden fra en ny medarbejder underskriver sin kontrakt, til personen møder ind på sin første arbejdsdag, kan have stor betydning for starten på et nyt job. Denne periode kaldes ofte preboarding, og virksomheder kan bruge den aktivt til at forberede den kommende medarbejder på arbejdspladsen, kollegerne og de første opgaver.

En god preboarding-proces handler dog ikke nødvendigvis om at sende så meget information som muligt. Tværtimod bør kommunikationen være relevant, overskuelig og tilpasset den enkelte medarbejder. Her kan data spille en vigtig rolle.

Ved at bruge de oplysninger, virksomheden allerede har om eksempelvis medarbejderens afdeling, rolle, arbejdssted og startdato, kan man opbygge forskellige preboarding-forløb. Det betyder, at en ny sælger ikke behøver at modtage præcis den samme information som en udvikler, økonomimedarbejder eller kommende leder.

Data kan gøre preboarding mere personlig

En virksomhed ligger ofte allerede inde med en række relevante oplysninger om en kommende medarbejder. Det kan eksempelvis være jobtitel, afdeling, lokation, startdato og nærmeste leder.

Disse oplysninger kan bruges til at bestemme, hvilket indhold der skal indgå i medarbejderens preboarding.

En medarbejder, der skal arbejde med salg, kan eksempelvis få en introduktion til virksomhedens produkter, kunder og salgsorganisation. En medarbejder i økonomiafdelingen kan have større gavn af information om interne systemer, processer og samarbejdet med andre afdelinger.

Data gør det dermed muligt at bevæge sig væk fra en model, hvor alle får den samme standardpakke, og i stedet skabe forskellige forløb baseret på medarbejdernes konkrete behov.

Preboarding bliver mere præcis med forskellige medarbejderprofiler

Et af de første skridt mod en mere datadrevet proces kan være at opdele kommende medarbejdere i relevante grupper.

Det behøver ikke at være kompliceret. Virksomheden kan eksempelvis skelne mellem medarbejdere, ledere, studentermedhjælpere og praktikanter. Herefter kan grupperne opdeles yderligere efter afdeling, funktion eller arbejdssted.

På den måde kan virksomheden definere, hvilket indhold der er relevant for hvilke grupper.

Alle medarbejdere kan have brug for en generel introduktion til virksomheden, mens bestemte dele af preboarding-forløbet kun vises til udvalgte medarbejdere.

Det gør processen mere præcis og kan samtidig reducere mængden af irrelevant information, den kommende medarbejder skal forholde sig til.

Brug adfærdsdata til løbende at forbedre preboarding

Data kan også bruges efter, at virksomheden har opbygget sit første preboarding-forløb.

Hvis processen foregår gennem en digital platform, kan det eksempelvis være muligt at undersøge, hvilke dele medarbejderne gennemfører, hvilke informationer de vender tilbage til, og hvor der eventuelt er indhold, som sjældent bliver anvendt.

Den type data kan give virksomheden et bedre grundlag for at forbedre processen.

Hvis mange medarbejdere eksempelvis springer en bestemt del over, kan virksomheden undersøge hvorfor. Måske er indholdet for langt, måske kommer det på det forkerte tidspunkt, eller måske er informationen slet ikke relevant inden første arbejdsdag.

Data bør ikke stå alene, men kan bruges som et signal om, hvor virksomheden bør undersøge processen nærmere.

Timing af information er afgørende i en god preboarding

Preboarding handler ikke kun om, hvilken information virksomheden sender. Tidspunktet er mindst lige så vigtigt.

Hvis en medarbejder underskriver sin kontrakt tre måneder før første arbejdsdag, giver det sjældent mening at sende samtlige praktiske informationer med det samme. Meget kan være glemt, når medarbejderen endelig begynder.

I stedet kan preboarding opdeles i forskellige faser.

Kort efter kontrakten er underskrevet, kan medarbejderen eksempelvis modtage en velkomst og en introduktion til virksomheden. Når startdatoen nærmer sig, kan der komme information om første arbejdsdag, mødetidspunkt, transport, parkering, kontaktperson og praktiske forhold.

Data om startdatoen kan bruges til automatisk at bestemme, hvornår de forskellige informationer skal sendes.

Feedbackdata gør virksomhedens preboarding bedre

Nogle af de mest værdifulde data kan komme direkte fra medarbejderne.

Efter de første uger kan virksomheden spørge den nye medarbejder, hvordan perioden inden første arbejdsdag fungerede. Var informationen relevant? Manglede der noget? Kom bestemte oplysninger for tidligt eller for sent?

Hvis virksomheden systematisk indsamler denne feedback, kan svarene bruges til at udvikle processen.

Det kan eksempelvis vise sig, at mange nye medarbejdere efterspørger mere information om deres første arbejdsdag. I så fald er det et tydeligt tegn på, at netop dette område bør styrkes.

På den måde bliver preboarding ikke en statisk proces, der udvikles én gang og derefter aldrig ændres. Den kan løbende justeres på baggrund af erfaringer fra de mennesker, der faktisk gennemfører den.

Preboarding kan tilpasses forskellige afdelinger med data

Forskellige afdelinger har forskellige behov. Det bør også kunne mærkes i virksomhedens preboarding.

En ny medarbejder i marketing kan have behov for at blive introduceret til virksomhedens brand, målgrupper og kommunikationskanaler. En medarbejder i IT kan have brug for andre informationer, mens en kommende leder måske skal introduceres til organisationens ledelsesprincipper og teamstruktur.

Ved at koble medarbejderens afdeling eller jobfunktion sammen med bestemte typer indhold kan virksomheden automatisere store dele af denne tilpasning.

HR behøver dermed ikke nødvendigvis at sammensætte hvert eneste forløb manuelt. De relevante informationer kan tildeles på baggrund af de data, der allerede er registreret.

De rigtige målepunkter kan vise værdien af preboarding

Hvis virksomheden vil arbejde seriøst med data, er det vigtigt at beslutte, hvad man ønsker at opnå.

Det giver ikke nødvendigvis værdi blot at måle så meget som muligt. I stedet bør virksomheden udvælge nogle konkrete målepunkter.

Det kan eksempelvis være, hvor stor en andel af medarbejderne der gennemfører bestemte dele af forløbet, hvordan de vurderer deres forberedelse inden første arbejdsdag, eller hvilke spørgsmål der oftest opstår i de første uger.

Virksomheden kan også undersøge, om ændringer i preboarding-processen påvirker oplevelsen af onboarding efter ansættelsesstart.

Formålet bør være at bruge data til at træffe bedre beslutninger – ikke at indsamle data for dataens egen skyld.

Automatisering kan gøre datadrevet preboarding lettere

Når virksomheden har defineret sine forskellige medarbejdergrupper og sit indhold, kan automatisering gøre processen mere effektiv.

Hvis en kommende medarbejder eksempelvis registreres som sælger med start den 1. september, kan systemet automatisk tildele det relevante preboarding-forløb.

Bestemte informationer kan derefter blive gjort tilgængelige på bestemte tidspunkter.

Det reducerer behovet for, at HR manuelt skal huske at sende de samme mails og dokumenter til hver eneste nye medarbejder.

Automatisering betyder samtidig, at processen lettere kan skaleres. Det kan være særligt værdifuldt for virksomheder, der ansætter mange medarbejdere eller har medarbejdere fordelt på flere kontorer.

Fra standardforløb til målrettet preboarding med relevante data

Mange virksomheder starter naturligt med ét fælles preboarding-forløb. Det kan være et godt udgangspunkt, men efterhånden som virksomheden får mere erfaring og data, kan processen blive mere målrettet.

Først kan virksomheden måske opdele medarbejderne efter afdeling. Senere kan der tilføjes forskellige forløb baseret på rolle, anciennitetsniveau eller arbejdssted.

Det vigtigste er, at personaliseringen har et formål.

Hvis to medarbejdergrupper reelt har brug for den samme information, er der ingen grund til at skabe forskellige forløb. Data skal bruges til at identificere reelle forskelle og gøre oplevelsen mere relevant – ikke til at gøre processen unødvendigt kompliceret.

En bedre medarbejderoplevelse begynder allerede med preboarding

Preboarding er virksomhedens mulighed for at skabe en god overgang fra underskrevet kontrakt til første arbejdsdag. Når processen kombineres med relevante data, kan den blive langt mere målrettet.

Data om medarbejderens rolle, afdeling, lokation og startdato kan bruges til at bestemme, hvilket indhold personen modtager og hvornår. Adfærdsdata kan vise, hvordan materialet bliver brugt, mens feedback fra nye medarbejdere kan fortælle virksomheden, hvad der bør forbedres.

Resultatet kan være en preboarding-proces, hvor medarbejderen får den rette information på det rette tidspunkt i stedet for en stor mængde generisk materiale.

Samtidig får HR mulighed for at arbejde mere systematisk. Processen kan løbende måles, justeres og automatiseres, efterhånden som virksomheden lærer mere om, hvad der fungerer.

Den bedste preboarding er derfor ikke nødvendigvis den proces, der indeholder mest information. Det er den proces, hvor virksomheden bruger sin viden og sine data til at gøre informationen relevant, overskuelig og anvendelig for den enkelte kommende medarbejder.